Nel contesto professionale, parliamo di problema quando ci troviamo di fronte a una situazione — contenutistica, organizzativa o relazionale — che non risponde alle nostre aspettative e che desideriamo modificare, pur non disponendo ancora delle strategie adeguate per farlo in modo efficace.
Esistono problemi chiusi e problemi aperti
I primi sono circoscritti, hanno confini chiari e possono essere affrontati individuandone le cause. I secondi, invece, presentano una configurazione ancora indefinita: non esiste una soluzione esatta, ma diversi possibili esiti. Nei problemi aperti l’attenzione si sposta dal passato al futuro, dalla ricerca della causa alla definizione degli obiettivi e delle modalità più funzionali per raggiungerli.
Il problem solving nel gruppo di lavoro
Il gruppo di lavoro è uno spazio in cui il problem solving viene esercitato continuamente. Ogni gruppo impegnato in un compito condiviso, infatti, si confronta con la necessità di comprendere e risolvere problemi.
Una dinamica frequente è la tendenza dei membri a passare subito all’azione, dando per scontato che tutti abbiano la stessa rappresentazione del problema. Questo salto porta spesso a una situazione di stallo: ciascuno possiede una parte della “verità”, ma manca una visione comune e completa della questione da affrontare.
Per evitare questo rischio, è utile seguire alcune fasi fondamentali del processo di problem solving.
1. Fase di percezione
In questa fase il gruppo legittima l’esistenza del problema e ne chiarisce l’appartenenza: di chi è il problema? chi è coinvolto? Si esplorano le motivazioni, si valuta se le risorse disponibili sono sufficienti o se è necessario integrare competenze, informazioni o strumenti diversi.
2. Fase di definizione
È il momento più impegnativo e, allo stesso tempo, più decisivo.
- Si distinguono i fatti dalle opinioni.
- Si raccolgono informazioni quantitative e pertinenti, evitando interpretazioni premature.
- Si valutano le fonti e si rimane disponibili ad accogliere dati che contraddicono le idee iniziali.
- Si delimitano i confini del problema.
Scrivere una definizione condivisa aiuta il gruppo a concentrarsi sulle parole e sul loro significato, e permette di ridefinire il problema man mano che emergono nuove informazioni. È una fase che richiede tempo, coinvolgimento e capacità di sospendere il giudizio.
3. Fase decisionale (decision making)
Una volta definito il problema, il gruppo può generare le possibili alternative, spesso attraverso il brainstorming.
Un passaggio delicato riguarda la definizione dei criteri con cui valutare le alternative:
- se stabiliti prima, possono limitare la creatività;
- se stabiliti dopo, possono attivare irrigidimenti o difese.
La scelta va quindi calibrata in base alla situazione.
I criteri primari riguardano la disponibilità di risorse, i risultati attesi e il livello di accettabilità delle soluzioni da parte delle persone coinvolte.
I criteri secondari riguardano l’uso ottimale delle risorse, la rilevanza e la desiderabilità delle opzioni.
Un processo che continua
Il problem solving non è un atto isolato, ma parte di un processo più ampio e circolare che prosegue con la progettazione, l’attuazione e la valutazione dei risultati.
È un percorso che richiede collaborazione, ascolto e capacità di costruire una visione condivisa: elementi essenziali per trasformare un gruppo di lavoro in un contesto realmente generativo.
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